Pasos para Constituir una Asociación

1.- Al menos tres

Tiene que haber un número mínimo de tres personas, físicas o jurídicas, que quieran crear la asociación y que estén de acuerdo en su finalidad.

2.- Nos dotamos de normas

Hay que elaborar los estatutos o, lo que es lo mismo, la normativa que rige el funcionamiento de la asociación, que delimita sus objetivos y que estipula el modelo organizativo. La ley establece un contenido mínimo al cual se pueden añadir otras disposiciones siempre que no contravengan las leyes ni los principios de la asociación.

Los estatutos deben contener como mínimo lo siguiente.

• Nombre. 
• Fines y actividades de la asociación.
• Duración de la asociación cuando no se constituya por tiempo indefinido.
• Domicilio social
• Ámbito territorial.
• Requisitos para la constitución válida de la asamblea general, sus atribuciones y competencias, las reglas para la celebración de reuniones, deliberaciones y adopción de acuerdos, así como el porcentaje mínimo de personas asociadas para solicitar la convocatoria extraordinaria de asamblea general.
• Requisitos y procedimiento para la elección y sustitución de cargos
• Requisitos de admisión, baja y expulsión de las personas socias.
• Derechos y obligaciones de las personas asociadas.
• Régimen de administración, contabilidad y documentación, así como la fecha de cierre del ejercicio asociativo.
• Régimen sancionador en caso de producirse faltas por parte de los y las componentes de la entidad.
• Patrimonio inicial y recursos económicos de los que podrá hacer uso.
• Procedimiento de modificación de los Estatutos.
• Causas de disolución y destino del patrimonio en tal supuesto, que no podrá desvirtuar el carácter no lucrativo de la entidad.

3.- Constituimos formalmente la asociación

Las personas que quieren formar la asociación, denominadas socias y socios fundadores, realizarán una primera reunión oficial en la que...

... se acuerda la creación de la asociación y se aprueban los estatutos;
... se eligen los cargos y los órganos de gobierno;
... se levanta acta (Acta de Constitución) en la que se hará constar la voluntad de asociarse y la persona que va a inscribir a la asociación en el registro. Se anexan los estatutos. El acta puede ser un documento público en notaría o privado entre las y los miembros de la asociación.

El órgano de gobierno más habitual es la denominada junta directiva, pero no es obligatorio que tome este nombre y ni siquiera que exista, ya que la propia asamblea puede asumir sus funciones. Sin embargo, sí es obligatorio la elección de al menos los tres cargos citados de presidencia, secretaría y tesorería. Las atribuciones de los diferentes cargos son las siguientes.

Presidencia (obligatorio)

• Dirige y representa a la asociación por delegación de la asamblea y de la junta directiva
• Preside y dirige los debates de la asamblea general y de la junta directiva.
• Convoca las reuniones de la asamblea general y de la junta directiva.
• Revisa las actas, los documentos y los certificados que le presentan secretaría y tesorería.

Vicepresidencia (opcional)

• Apoya a la presidencia y, en su ausencia, asume sus funciones.
• Cuando la presidencia quede vacante, asumirá sus funciones hasta sustitución o ratificación por la asamblea general.

Secretaría (obligatorio)

• Se ocupa de la documentación y de llevar al día el libro de socios y socias.
• Se encarga de levantar, redactar y firmar las actas de reunión de la asamblea general y de la junta directiva.
• Se encarga de redactar y autorizar certificados.

Tesorería (obligatorio)

• Es responsable de los recursos de la asociación.
• Elabora el presupuesto, el balance y la liquidación de cuentas.
• Lleva los libros contables.
• Firma los recibos de cuotas y otros documentos de tesorería.
• Realiza el pago de facturas visadas previamente por presidencia.
• Es responsable de mantener a la asociación al corriente de sus obligaciones fiscales.

Vocalía (opcional)

• Elaboran proyectos por encargo de la junta directiva o por iniciativa propia con la aprobación de la junta directiva.
• Llevan a cabo los proyectos aprobados y hacen su informe de evaluación.

En caso de haber optado por formar una junta directiva, sus funciones serán las siguientes:

• asume la responsabilidad de la gestión de la asociación;
• es la representante de la entidad ante sus socias y socios y ante terceras personas o entidades;
• debe presentar a la asamblea general un balance de gestión y una propuesta de actuación para el siguiente ejercicio, el estado de cuentas de la asociación y el presupuesto previsto para el año siguiente.

Los órganos de representación y gobierno podrán recibir retribuciones si se prevé expresamente en los estatutos.

    
4.- Papeles para inscribirnos

El primer paso es rellenar y presentar la solicitud de inscripción en el registro. Se encargará el o la representante que figura en el acta de constitución. Hará constar lo siguiente:

• datos de identificación de quien solicita
• identificación de la asociación
• documentación y petición

5.- Entregamos la solicitud

Una vez rellenada la solicitud, acudiremos a registrarnos. La inscripción es gratuita y se realiza en el Registro de Asociaciones del Gobierno Vasco (Gran Vía, 85. Bilbao, planta baja) aportando la siguiente documentación.

• Solicitud de inscripción en el registro de asociaciones firmada por la persona designada en el acta de constitución.
• Dos copias del Acta de Constitución con firmas originales de los y las socias fundadoras.
• Composición de la Junta Directiva, si hubiera, o personas que ocuparán los cargos obligatorios.
• Copia del D.N.I. de las personas fundadoras.
• Dos copias de los estatutos con firmas originales en cada una de las páginas de quienes hayan asumido la presidencia y la secretaría.

6.- Nos la confirman

En un plazo que no puede ser superior a 3 meses se comunicará a la asociación que puede pasar a recoger los estatutos ya compulsados. Desde ese momento se considera oficialmente inscrita a la entidad. En la notificación aparece el número de inscripción de la asociación; este documento se solicitará para cualquier trámite administrativo como, por ejemplo, pedir una subvención.

7.- Sellamos los libros

Tras recoger la notificación, hemos de sellar en el mismo registro los tres libros que ha de llevar la asociación, sólo así tendrán validez. Se trata de:

• Libro de socias y socios, donde se hará el registro de altas y bajas de las personas asociadas con nombre, D.N.I., domicilio y firma;
• Libro de actas, que recoge las actas de las reuniones fundamentales de la asociación, como por ejemplo las asambleas generales.
• Libro de cuentas, donde se anotan los ingresos y gastos de la entidad con el saldo anual resultante.

Los libros se pueden adquirir en cualquier estanco o librería. En el caso de llevar los datos informatizados, se puede optar por sellar 100 folios por cada libro, paginados correlativamente con el nombre de la asociación y el nombre del libro correspondiente.

8.- Nos dan el C.I.F.

La asociación ha pasado a ser una persona jurídica, por lo que el siguiente paso es obtener el código de identificación fiscal (C.I.F.), necesario para cualquier trámite económico como abrir una cuenta corriente a nombre de la organización. El procedimiento es muy sencillo: basta con ir a la Delegación de Hacienda más próxima y hacer una solicitud en la que presentaremos:

• original y copias del acta de constitución, incluyendo nombramientos y cargos;
• original y copias de la resolución de inscripción en el registro;
• original y copias de los estatutos;
• solicitud de C.I.F (mod.036) relleno en mayúsculas y firmado por quien lo solicita;
• fotocopia del D.N.I. de quien hace la solicitud.

9.- Al banco

Es conveniente abrir una cuenta corriente propia de la asociación, para que los movimientos económicos figuren a su nombre y no de particulares. Para ello, hay que presentar lo siguiente en el banco o caja de ahorros:

• una copia de los estatutos registrados (o en trámite con sello de entrada en registro);
• una copia del C.I.F.;
• un acta de la asociación donde se apodera a dos cargos del órgano de gobierno para figurar como titulares de la cuenta (entre las personas autorizadas es recomendable que figure el o la presidenta y el o la tesorera).

10.- Y aún hay otros registros

Registros Municipales.

Censo de Organizaciones de Voluntariado. Regulado por el Decreto  169/2000 de 1 de septiembre, este censo es opcional y va dirigido a aquellas organizaciones que cuentan con voluntariado.